管理是什麼?What management IsHow It Works and Why Its Everyones Business,是由瓊安.瑪格瑞塔Joan Magretta)著作,李田樹翻譯,2003531由天下文化公司出版。作者是密西根大學的英 文 博士,並曾擔任大學人文學科的教授,亦曾是世界知名的貝恩管理顧問公司Bain & Co)合夥人,後擔任《哈佛商業評論》的策略類編輯,並曾榮獲麥肯錫獎。本書架構分為二篇,第一篇「組織的設計:人們為何共事,又如何在一起共事?」,第二篇「組織的執行:Make It Happen」。

「組織」的意義,即是有計畫、協調二人以上之團體活動,經過分工與劃分權威層級方式,以完成某些一致認可的明確目標。組織成員的管理,以日本新力公司盛田昭夫自傳『新力與我』中說「對日本最卓越的企業而言,成功並沒有不傳之密。沒有一種理論、計畫或政府政策可以使企業成功,唯一真正的關鍵只有一個,那就是『人』,『……以人為本的管理,不但需要發乎真誠的貫徹決心,也需要極大的魄力才能執行。』……不管你個人多麼優秀、多麼成功、多麼精明亦或是多麼能幹,你的企業及未來都繫於你聘僱的員工身上。說得誇張些,企業未來的命運,實際上正操在公司最年輕一群員工的手中。」,由此例證,可以說經營領導與管理根本問題,全在於『人』的問題上,歸因於管理者、被管理者、領導者與跟隨者都是『人』,領導者與管理體制也是人的思想、觀念與行為產生的結果。

 

 

公、私部門組織,不管其規模大小都有「規劃」這一道程序,「規劃」乃屬綜合性的計畫,包含政策、目標、規則、程序、任務分配,其所需採取的步驟與使用的資源,及為完成既定行動方針所需要的其他因素,在通常情況下,規劃均有經費預算支持。「規劃」可能很大,例如一家員工人數眾多之公司,為提高公司產能與增加所屬員工之工作收入,而一次制定多年的年度工作計畫,一個主要規劃可能需要許許多多相關的執行子計畫,所有主體規劃均需要加以協調與安排時間,因為支持計畫網路的一個小環節出了差錯,將影響整體規劃的完成時效與財物損失。

  「管理」是什麼?一般說法,管理是人類最重要的活動之一,指透過他人有效完成活動的過程,包括協調組織資源,例如土地、資本、勞力及知識,且用以實現組織目標的工作型態。依據本書作者所說,管理是什麼?應該先清楚管理的目的是什麼?是「價值創造」,如何創造?靠「經營模式」,然後讓『策略』幫助價值更凸顯,透過適合的「組織」來執行這一切,在組織體系內執行管理工作的人,稱為「管理者」。

「管理者」的工作職能,可以歸納為如下列五點:

一、  組織:組織此一職能的目的,是為該單位建立內部機構,設立職位並安排人選,使組織人員工作權力與責任兩者相當,以便有效的完成渠等之工作,實現組織之目標。組織為完成其使命,需要作許多工作,將工作依任務區分為更小單位,各自分管一類工作。組織的使命與目標不同,組織結構也不會完全相同。

二、        用人:「人」是達成組織任務最有利武器,於經過學校、機構訓練後,仍不能完全契合組織之需求,檢視組織所執行工作任務與目標,規劃組織所需要的人力,對人員招攬進來,加以教育、訓練,經過考試、審查合格,予以合法任用與生涯規劃等。

三、        規劃:指管理者在實際行動前,預先對於應當追求具體目標與所採取之行動方案,規劃內容包含目標選擇及方案選擇,亦即規劃的第一步是組織的使命為組織選定目標,然後將目標依所屬部門分解為各下屬單位的子目標,最後再擬定出實現這些子目標的具體方案。在這整個規劃過程中,目標及方案必須是可行的,而且是組織成員所能接受的。

四、        領導:領導此一職能內容是指揮、影響與激勵下屬完成交付之任務。指揮帶有指向的意思,也帶有命令的意思。編制好的計畫與決定設立的機構往往也是以領導者命令行事付諸實施。但領導的職能不僅靠權力下命令,更應該發揮其影響力,影響下屬的行為。其他方式上包含激勵、以身作則、感情溝通,以及形成組織氣候等,促使組織目標能夠如期如質完成。

五、        控制:控制此一職能之目的在於監察發現組織成員的活動是否與組織既定目標相吻合。因員工之能力品質及水準等方面各不相同,任務達成率難達到令人滿意程度,因此,為防止對於預期瞭解的偏離,就需要「控制」這一管理職能。檢視組織所執行工作績效,與原訂工作目標是否相符合?有落後或執行不確實者,隨時作檢討與修正。

「管理者」執行管理工作應具備如下三項技能:

一、        人際關係技能:指管理者對於其所屬員工行為應加以瞭解,如何與其他同事和睦相處等技能。

二、        概念性技能:管理者能儘速歸納不同組織部分與整體間之關係。決策、計畫與組織,是屬於特定的管理活動,這些活動均需要有概念性技能。

三、        技術技能:管理人應該具備相關專業知識,與有關該專業領域內之分析能力,即使用各項工具與技術等之能力。

「執行」乃指某項政策、計畫、行動、命令等,由相關機關和人員實際予以推動,以達成預定目標,或目的之過程。普里斯曼(jeffrey L.Pressman)等在《執行》(Implementation1973)一書中認為:執行乃是目標設定後與為達成目標所採取行動間的互動關係。鍾斯(Charles O.jones)在《公共政策研究導論》(An introduction to the study of Public Policy1984)書中,對「執行」作說明:

一、闡釋活動(interpretation),即將方案語言轉換成易被接受的      與可行的行動指令。

二、組織活動(organization),即確立專責機關或機構與工作方法,以有效的推動方案。

三、應用活動(applicalication),即規定如何實際提供服務、給付或其他相關活動。

        組織的執行,是將計畫改變為績效,執行須兼顧紀律與判斷,考慮到組織全部人員,不光是在上位者本身,因在上位掌控大局之管理者,並非個人賽局,而是一個團體賽,所有團體成員同時抵達運動場上終點,才能算是最後的勝利,所以全體組織成員需要了解,什麼是成功勝利?我負責的工作是什麼?才能使組織得到最後勝利的錦旗,而要無堅不摧、眾志成城的終極境界,就是管理者最具挑戰性的艱鉅任務,所以管理者需要經通管理的十八般武藝,成為跟上時代的管理者,必須兼具產業心理學家的深厚理論基礎、人力資源專家的氣質,及法律學者的法學素養等等,所以身為管理的所應遵行的基本信念,分述如下:

一、        比他人努力:我工作比他人更努力,提升個人在同仁面前形象,以樹立管理者權威。

二、        明確指導:「指導」是極為重要之管理原則,明確教導員工該怎麼做,可使員工工作水準整齊。

三、        適時放手:為保持頭腦清楚,管理者須了解何時插手,何時該在一旁監督員工操作,事必躬親將使管理者猶如無頭蒼蠅,忙什麼自己也不知道。

四、        鎖定目標:如未能同時兼顧多重目標,則需要慎選目標,可促使管理者針對某個問題深入思考,投注所有心力,鎖定目標,解決問題。

五、        幽默面對壓力:管理者需要幽默,使工作更加活潑生動,缺少幽默,員工工作則將死氣沉沉。

    管理本身是沒有績效的,但是沒有管理,則組織就沒有績效,處於現今二十一世紀,每個人都應該懂得運用管理,為自己及組織創造最大的價值,要做個一流的管理者,其實並非那麼困難,樹立權威、做出明智抉擇、招募(留住)優秀員工、控制成本、預測並解決危機、召開有效率的會議、以及讓組織持續成長等等做到了,就是優秀的管理者。

 

 

 

 

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